生産性向上とは

生産性向上とは、少ない資源の投資で大きな成果を得るという効率の改善を意味します。作業時間やコストの削減、人手不足の解消といったメリットがあり、多くの企業が生産性の向上に向けて取り組みを進めています。

労働人口が減少する現代では、人手が足りないため残業が多いです。労働時間が長くなることで従業員のモチベーションは低下するので、日本の企業はテクノロジーを導入し、人手不足の問題を早急に改善する必要があります。

生産性向上とは少しの資源を投資して、大きな成果を得るという効率を改善させることです。実現すれば少数の人材で作業に取り組むことができ、低コストと短時間で作業が完了するといった労働環境の改善につながります。

労働人口の減少による人材不足やテクノロジーの発展による業務効率化などが生産性向上の背景となり、多くの企業から注目を集めています。

企業の成長はもちろん、生産性向上は従業員における作業の負担を軽減できるメリットがあります。

生産性を向上させるメリットは次のとおりです。

• 作業時間やコストの削減
• 人手不足の解消
• 競争力の強化

作業時間やコストの削減

生産性の向上はコストや労働時間の削減につながります。作業が効率的に進めば、従業員の作業時間が減るうえ残業で企業に残ることも減るはずです。仕事と私生活のバランスを取ることができるので、残業の多かったこれまでと比べてパフォーマンスの向上が期待できます。

また、コスト面でも残業代や人件費、光熱費を削減できるといったメリットがあります。これまで固定費にかけた費用をほかの事業へ投資できるため、固定費の削減は企業にとって重要です。

人手不足の解消

生産性向上により人手不足を解消できます。年々労働者は減っており、少子高齢化が進むことと重なって今後も労働者は減り続けることが予測されます。しかし、業務の生産性が高まれば、その分人手を必要としなくなり、少ない人数での活動ができるはずです。

競争力の強化

他社との競争で勝ち抜くために、生産性の向上は重要です。コストや人手が足りなくても、生産性が高ければ、自社より規模の大きい企業との争いに勝てる可能性があります。

生産性向上が競争力の強化につながることは間違いありませんが、日本における競争力は海外と比べて低いため、日本企業は生産性の向上に向けて迅速な取り組みが必要です。

生産性を向上させる手順は次のとおりです。

• 現状を把握する
• 施策を立案する
• 人材を育成する
• テクノロジーを取り入れる

現状を把握する

まずは労働時間やコスト、業務フローなど企業における現状の確認です。無駄な工程がないか、従業員が最高のパフォーマンスを発揮できる環境であるか、入念なチェックをおこないます。欠点や改善点を洗い出したあとは、生産性向上に向けて施策を練る段階へと移ります。

施策を立案する

次は見つけた課題の解決に向けた施策の立案です。どうすれば従業員のパフォーマンスの質は高まるのか、課題解決をすることでどんな価値やメリットが生まれるのかを考えます。コストや人材などあらゆる面において、対策を方法を考え、投資先を決定します。

人材を育成する

人材の育成は作業をスムーズに進めるうえで重要です。人材を配属しても、すべての人が新しい環境で使えるスキルを持っている訳ではありません。もちろん、配属を決める際に現場に適した人材を選定しますが、仕方なくスキルを持たない従業員を配属するケースは少なくありません。

また、個々のスキルが高まるほど、企業の生産性も向上するはずです。従業員のモチベーションやエンゲージメントを向上させるよう、担当配置を考えるのも1つの手段といえます。

テクノロジーを取り入れる

生産性向上に向けてシステムやデジタルツール、AIなどテクノロジーを導入します。ある程度、施策の段階で何を導入するか決めているはずです。導入の過程では、テクノロジーをうまく利用できるよう、実践や試行錯誤を通して徐々に作業現場へ浸透させます。

生産性向上を実現させるために、ポイントを把握する必要があります。生産性向上におけるポイントは次のとおりです。

• 指標を設定する
• 優先順位を決める
• 環境の整備

指標を設定する

具体的な指標を設定します。目的がないと何を目指して作業に取り組んでいるのか分からないため、従業員のモチベーションが低下し、作業が雑になることが予想されます。数値で表現すると達成の基準がわかりやすく、目標の達成に向けて意欲も向上するはずです。

優先順位を決める

事業においてやるべき業務は1つでなく、複数あるはずです。業務の数にともない、生産性向上のために改善する箇所は多々あります。そのため、あらかじめ改善する箇所の優先順位を決めておく必要があります。また、費用や人材は限られており、一気に取り掛かることはむずかしいので取り組む場所にも優先順位をつけるべきです。

環境の整備

職場環境の整備は生産性向上に重要です。劣悪な環境下では従業員のモチベーションを下げてしまい、閉鎖的な空間では圧迫感からストレスを感じるはずです。そのため、開放的なスペースを用意し、現場の雰囲気を良くする施策を考える必要があります。

間違った施策を進めてしまうと生産性向上の実現に失敗します。そのため、取り組みを始める前に注意点を確認しておくべきです。

生産性向上における注意点は次のとおりです。

• マルチタスクは避ける
• 長時間の労働は避ける
• 1つの分野にこだわらない

マルチタスクは避ける

1人の従業員が複数の業務へ取り掛かるマルチタスクは避けるべきです。一見、マルチタスクは生産性が上がっているようにも感じます。しかし、従業員の負担は大きく、疲労やストレスが蓄積され、パフォーマンスの低下につながります。業務の割り振りを決める際は、1人あたりの分量を考え、負担を抱えさせないよう配慮するべきです。

長時間の労働は避ける

長時間労働は極力避けるべきです。1人あたりの作業時間を増やし、労働力を補う経営手法がありますが、従業員にとって長時間働くことは大きな負担です。確実にパフォーマンスやエンゲージメントの低下につながります。人の集中力にも限界はあるため、適切な人材と労働時間を設定し、生産性の向上を目指す必要があります。

1つの分野にこだわらない

1つの分野にこだわらず、全体的な視野を持って生産性向上に取り組むべきです。業務過程にある無駄を省く、従業員のパフォーマンスを高めるなど、生産性を向上させるためにはさまざまな対策が考えられます。

しかし、無駄の削減ばかりに意識を集中させてしまうと、生産性向上に向けた施策の効果は薄く、向上にも限界があります。全体的な視野を持ち、あらゆる対策を考えることが求められるはずです。

生産性向上とは少ない投資で大きな成果を出すという生産性を向上させることです。人手不足による劣悪な労働状況が問題視されているため、労働時間の削減や人手不足の解消などのメリットを持つ生産性向上は、多くの企業が取り組むべき課題です。

生産性向上に向けた取り組みは日本のみならず、世界中でおこなわれています。マルチタスクや長時間労働は避けるといった点に注意しつつ、指標の決定や環境の整備など生産性向上におけるポイントをおさえて、取り組みをおこなうべきです。

• 中期経営計画策定・推進コンサルティング