デジタル化とは

デジタル化とは、企業における業務にデジタル技術を活用することによって業務効率化につなげたり、新しいビジネスモデルを創造したりすることです。例えば、文書を電子化してペーパーレス化することで、書類を作成や印刷、郵送する手間やそれぞれにかかるコストを削減できます。このほかにもさまざまな業務においてデジタル化が進んでいます。

少子化や高齢化、働き方改革などにおける人材不足の解決や従業員の負担軽減、DX導入するためのきっかけとなるなどデジタル化はさまざまな目的があり、今後さらに需要が高まることが予想されているのです。

デジタル化とは、アナログで進めている業務をデジタル活用に変更することです。例えば、対面でおこなっていた会議をオンライン会議に変更したり、書類で管理していた請求書や契約書などをペーパーレス化しシステムを導入したりするなどがデジタル化に含まれます。

デジタル化とDXの違い

デジタル化とは1つの業務に対してデジタル技術を加えることです。DX（Digital Transformation、デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用することで企業や組織の仕組みそのものを変革して競合他社との差別化をすることです。そのため、DXを導入するためにはまずデジタル化することが必要となります。

デジタル化の需要が高まった理由として次のような点が挙げられます。

1. 2025年の崖
2. コスト削減
3. 人材不足への対応

2025年の崖

2025年の壁とは、デジタル化やDXの推進にあたってさまざまな理由においてDXの導入が進まなかった場合、2025年以降に年間で最大12億円の経済損失となる可能性があることを意味する用語です。日本でデジタル化やDX化が進まない理由として、レガシーシステムを継続して使っていることやIT人材が不足していることが挙げられます。

コスト削減

契約書や見積書を紙で保管していた場合、デジタル化することによって紙代や郵送代、保管する場所に必要な費用、人件費などを削減することが可能です。さらに、テレワークを導入することによって、広いスペースのオフィスが不要となりパソコンや家具を購入する数を減らせる場合があります。これらのように、様々な業務にデジタル化を導入したことによってコスト削減につながるケースがあるのです。

人材不足への対応

日本は高齢化や少子化、働き方改革が進むことによって人材不足への対応が課題となっています。そこで、さまざまな業務をデジタル化することで人材不足の解消につながります。例えば、飲食業においてはタッチパネルを使った朱蒙システムやキャッシュレス決済の導入によって、接客業務を部分的に自動化することで従業員の負担を減らすことが可能です。

さらに、製造業においてロボットやIoT、在庫管理システムなどを活用することによって業務の自動化が進められています。そこで、業務効率化のほかに生産性の向上につながります。

このように、さまざまな業界においてデジタル技術を活用することで人材不足への対応が可能となっているのです。

次のように企業におけるさまざまな業務においてデジタル化が進んでいます。

1. コミュニケーションや会議
2. 書類管理
3. 進捗管理

コミュニケーションや会議

働き方改革の推進を始めとしてテレワークを導入する企業が増えています。離れた場所の従業員と打ち合わせをする場合に、オンライン会議が一般的となっています。Web会議システムを導入することで、オンライン会議の環境を作り出すことが可能です。リアルタイムで会議をできるほか、ドキュメントの共有や文字起こしをできるツールもあります。

オンライン会議以外にも、コミュニケーションツールとしてビジネスチャットツールの導入が一般的となっています。複数人が参加できたり、資料を共有できたりするなどさまざまな特徴において業務効率化につながっているのです。

書類管理

契約や決裁に関連する書類をデジタル化することで、業務効率化やコスト削減につながります。紙で契約書や請求書などを作成していた場合は、書類作成に時間がかかるだけでなく郵便代や印刷代、紙代などが必要です。これらの書類をデジタル化することで、郵便代をはじめとした費用がかからなくなるほか、顧客情報を自動で反映させることにより作成の手間も減ります。

最終決裁者が押印するまでに時間がかかることから、契約書を1枚作成するだけで時間がかかっていた場合でも決裁を電子化することで、瞬時に顧客に届けることができるためスムーズに契約をできるようになるのです。

進捗管理

それぞれの担当者が進捗を管理していると、全体的な進捗状況をつかみづらい場合があります。正しく進捗状況を把握していないと、リソース不足や納期の遅延につながる恐れがあります。そこで、管理ツールを導入することで、全体の進捗状況をリアルタイムに把握することが可能です。

マーケティングや営業活動においても、MA（Marketing Automation、マーケティングオートメーション）やSFA（Sales Force Automation、営業支援システム）、CRM（Customer Relationship Management、顧客関係管理）などのツールを活用することで進捗状況や顧客情報などを共有でき、業務効率化につなげられます。

デジタル化を進めるうえで、次のような注意点が挙げられます。

1. ツールやシステムの導入コスト
2. 従業員への周知
3. 効果測定

ツールやシステムの導入コスト

業務をデジタル化するためには、ツールやシステムなどを導入する必要があります。そのため、初期費用が高額になる可能性がある点に注意が必要です。業務内容や企業の規模などに合わせて適切なツールやシステムを選ばないと、かえってコストが高くなる可能性があります。

従業員への周知

デジタル化を導入することにより、現場の担当者だけではなく全従業員に影響のあることが一般的です。そのためデジタル化することを全従業員に周知することが重要です。従業員によってはシステムやツールが苦手な人もいるため、使いやすいシステムやツールを導入したり使い方をレクチャーしたりすることが求められます。

さらに、セキュリティリテラシーを高めることも重要です。そのため、デジタル化するために時間がかかることは少なくありません。

効果測定が必要

システムやツールを導入してシステム化しても、すぐに効果が出るわけではありません。運用後は定期的に効果測定をすることによって、どのような効果につながっているのかを確認することが重要です。効果が出ない部分は原因を検証し、改善をすることが必要です。PDCAサイクルを回すことによって、デジタル化した効果が現れます。

デジタル化とは、業務にデジタル技術を活用することによって業務効率や生産性の向上、新たなビジネスモデルの創造などにつなげることです。例えばこれまで契約書や請求書など紙でやり取りをしていた場合、エクセルや会計ツールなどを使うことによって業務負担の軽減やコスト削減を実現することが可能です。デジタル化をすることで人材不足の解消やDX導入につながるなどさまざまなメリットがあり、企業には更なるデジタル化が求められます。

• AIを活用したデータアナリティクスコンサルティング